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人事管理

管理職必見!日々起きる問題をどうしていますか?【介護施設で毎日起きる問題の問題解決についてのお話】

管理職必見!日々起きる問題をどうしていますか?【介護施設で毎日起きる問題の問題解決についてのお話】

こんにちは、すきマッチです。

 

あなたの施設では「問題」がおきますか?

 

問題が起きた時に、問題を具体的に捉えて対処できているでしょうか?

 

介護現場の問題として

・スタッフが集まらない

・利用者が集まらない

・管理職(スタッフ)が育たない

・収益が上がらない

と言うような事業運営の問題から

・ミスが続いている

・人間関係がよろしくない

・やる気のないスタッフがいる

と言ったような現場レベルの問題まで様々でしょう。

 

大小合わせれば、毎日何かしらの問題が発生しているでしょう。

 

そこで、今回は問題を解決する思考をお教えしたいと思います。

 

あなたが日々感じている問題が、どのようなものか、どのように考えると解決に向かうのかを解説していきます。

問題と課題の違いを言えますか?

問題解決を考える時に、「課題」という言葉が出てきます。

 

あなたは「問題」と「課題」の違いを説明することが出来るでしょうか。

 

辞書を引くと次のように出ます。

メモ

問題:答えさせる問。解答を必要とする題

課題:課せられた題。問題

 解決しなければならない問題。果たすべき仕事

よくわかりませんね。

 

課題に至っては、意味に「問題」と出てしまいました。

 

ちょっとかみ砕くと

メモ

問題:現状があるべき姿になっていない「阻害因子」のこと

課題:問題を解決するためにやること

 (あるべき姿を妨げている要因を排除するためにやること)

と捉えることが出来ます。

 

なぜ、問題と課題の違いの説明をしたかというと、問題解決をする上でこの2つの言葉の意味を明確に理解しておく必要があるからです。

 

現場では、直面している「問題」を明らかにし、解決の為の「課題」をみつけ、実行することが重要。だからです。

 

問題解決をする心構え

問題解決をする上でやってはいけないことが3つあります。

ポイント

分析に時間をかけすぎる

解決策の選択肢を広く探し過ぎる

周囲へ意識を向けすぎる

分析に時間をかけすぎる

問題は生き物のようなものです。時間をかければかけるほど、大きく強くなってしまいます。

 

解決策の選択肢を広く探し過ぎる

ベストの解決策を見つけるのは難しいです。ベストが見つからず、選択肢を広げすぎると何をしていいのかわからなくなります。

 

周囲へ意識を向けすぎる

問題を解決するには、ある程度の犠牲は付きものです。全員がハッピーの問題解決なんてものはないと思ってください。

 

「問題解決」とういうゴールを目指す場合、ベストな解決策を考えることに全力をかけるよりも、ベターな解決策であっても、確実に実行まで持って行くことが重要です。

 

問題解決=解決策の考案×解決策の実行

 

です。問題解決には、考えることも重要ですが、それと同じぐらい「実行」することも重要になります。

 

後に書きますが、実行する、やりきることには覚悟が必要です。

 

ピンチの時こそ前に出る。スポーツや武道に通ずる部分でもあります。

 

そもそも問題ってなに?

では、問題の定義についてのお話です。

 

問題をはっきりとさせれば、原因をしっかりと見定めることが出来ます。

 

問題=目標ー現状

 

と表すことが出来ます。理想と現実のギャップが問題と言えるのです。

 

では、どのように問題をはっきりとさせていくのか、少し具体的に考えてみましょう。

 

①現状を具体的に把握する

例えば、スタッフが少ない状態で「人が足りない」ぐらいの認識で問題の全体像、問題解決までの道筋が見えるでしょうか?

現状をしっかりと把握することで、次の目標設定がより具体的になります。

 

②目標を設定する

今何人のスタッフがいて何人になれば「スタッフが足りている状況」になるのか。

もっと具体的にすると、何曜日の午前、午後どこが足りていないのか。

 

③課題の設定

現状と目標が設定できたら、そのギャップが「課題」になります。

①と②を具体的に把握しておくと、課題が細かく見えてくるでしょう。

 

④課題の分析

問題が大きければ、③で見えてくる課題はも大きくなります。

その場合は、課題を分析し分解する必要が出てきます。

大きな問題を1発で解決するような魔法はそうそうないからです。

 

⑤解決策の立案

課題を細かくしたら、その課題を解決する解決策を考えます。

ここでは、課題を細かくし過ぎないことと、最終目的を見失わないことです。

細かくしすぎては効果が見られなかったり、そもそもの最終の目標とずれてきてしまったりします。

 

⑥実行する

解決策が決まれば実行あるのみです。

ひたすら実行します。

 

すごく簡単ですが、問題解決には上記の6つのステップを踏んでいきます。

難しいポイントとしては、問題を解決するには、現状を変化させる必要があります。

変化をするには、必ず現状維持派の反抗勢力が現れます。

例えば、介護現場にICTを導入するときに「タブレットなんて使えない」「機械音痴だから・・・」なんて声が絶対でます。

それらを否定するのでなく、受け止めながらやりきる「覚悟」が必要です。

 

組織も人間と同じで、成長するためには課題をクリアしていくことが必要です。

安定し変化がないと、成長どころか衰退していってしまいます。

安定と不安定を繰り返し伸びていくイメージです。

子供時代がそうだったように、ただ勉強するよりも、試験というストレスがあるほうが学力が伸びます。

組織においても、変化に伴う不安定を経て成長していくのです。

 

問題の3つのパターン

問題には大きく分けて3つのパターンがあります。

 

メモ

①顕在型

②潜在型

③創造型

①顕在型とは

問題が表面化している状態です。

問題が表面化しているということは、問題は大きくなりひとつでなく複数が絡み合っています。

この状態は、解決しても問題が次から次に出てきてもぐらたたき状態です。

解決するには、原因の究明と理想の状態への解決策の実行が必要になります。

 

②潜在型とは

潜在型とは、まだ表面化はしていないがそのうち問題が発生してしまう状態です。

今のところ、大きなミスは出ていないが小さなミスが続いていたり、職場の雰囲気が好ましくない状態になっています。

現場の管理職にはここで問題に気づいて対処してほしいですね。

対応策は、ミスの発生の予防策と発生時の対応策を考えておきます。

 

③創造型とは

創造型とは、現状に問題がなくてもよりよい状態にするために自ら高い目標に向けてギャップを作ることです。

チャレンジする状態ですね。

事業の拡大や新たな取り組みでわくわくする状態です。

これは、理想とする状態を明確にすることと、その理想に向けた実行策を考えることが大事です。

 

現場の管理職には、どの問題も解決できることが理想ですが、②潜在型のうちに問題を解決することが理想です。

問題が大きく表面化する前に気づき、小さいうちに解決してしまうのです。

経験と予測から前もって対応するのです。

 

例えば、野球の守備にたとえると

①のプレイヤーは準備ができておらず、ぎりぎりで追いつくファインプレーが多くなります。が、

②のプレイヤーは打った瞬間から予測と経験で打球に追いつきファインプレーは少なくなります。

といった感じです。

 

まとめ

いかがだったでしょうか。

 

日々起きる問題は、具体的に把握し、ベターな解決策を繰り返し実行することで対処できる。

 

問題を見逃さない、小さな問題でも放置しないことも重要です。

 

問題が起きる前に目を摘むこと、問題が起きてもスムーズに解決する。

 

すべて簡単なようで、なかなかできないことです。

 

一緒に問題のない組織をつくりましょう。

 

最後まで読んでいただきありがとうございました。

 

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