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必見!介護現場のスムーズな業務改善ツールを紹介【タスクシフティングの導入】

必見!介護現場のスムーズな業務改善ツールを紹介【タスクシフティングの導入】

介護現場の業務改善【タスクシフティングの導入】

こんにちは、すきマッチです。皆様の施設では、介護職が介護の業務に専念できていますか?

私が働いていたデイサービスは以前、業務に追われて介護職が介護業務に専念できずにいる職場でした。

次の日の準備や送迎、掃除など利用者様が帰られた後も業務が多く「記録や申し送りが満足にできない」「社員や残業のできるスタッフに負担がかかっている」状況が続いていました。

そこで、経済紙で見かけた「タスクシフティング」を自施設にも導入できないかと思案し、導入したところ、介護職が介護の仕事に専念できる職場になりました。

タスクシフティングとは

タスクシフティングとは、特定の職種から他の職種へ業務を移管することです。人事不足の現場や働き方改革へ対応に注目されている方法です。
すぐに効果が出やすいですが、業務の分担や役割の仕分け、職種間の連携・調整に手間がかかります。医療現場や介護施設での導入にも期待がされています。

今回はタスクシフティングの導入を私の体験事例を紹介しつつ、解説したいと思います。

皆様の職場の業務改善のヒントになればうれしいです。

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厚生労働省の医師のタスクシフティングについてはコチラ

 

1.タスクシフティング導入への考え方

介護施設でのタスクシフティングとは、簡単に言うと、専門職は専門の業務に専念して、それ以外は他の職種にお任せしましょう。

業務を効率化しましょうというお話です。

注意点は、タスクシフティングに職種や時給の違いはあっても「上下関係はなし」という姿勢です。

「素人は専門性がないから、誰でもできる仕事は素人がやっておけ」的な姿勢ではシフトされる側のモチベーションは上がりません。

専門性の知識がないスタッフでも「専門職の助けになれる」「役に立てる」「勉強できる」といった動機付けが必須になります。

シフトする側にも少し注意する必要があります。

介護に例えると

「専門的な仕事以外を移管して、専門性の高いケアを実現する」

管理職や経営者が聞くと嬉しい響きですね。

しかし現場レベルでは、

「どう専門性を上げていくのか」
「何を基準に専門的な仕事とそうでない仕事を分けるのか」
「この仕事、介護の素人に任せていいの?」

なんて声が必ずあがります。

ここには、「変化」に対する不安や「専門性」という一見ハードルの高そうな言葉への小さな反発も含まれるでしょう。

または「介護職」という仕事にプライドが生まれるきっかけになったりします。

この辺りをうまく理解し、現場に取り入れていくことが「タスクシフティング導入」の成功のカギになると考えます。

メモ

介護職は勉強しません。→時間が出来ればやりたい人はいるはずです

介護職は誰にでもできる。→専門性を上げていけばそんなことは言われなくなります

介護の専門性って何?→提供するサービスや施設形態により若干の違いはありますが、「ここ」をはっきりとさせて高めていくことが介護職の「地位向上」には欠かせないと考えます。

※:日本介護福祉士会によると、介護職に求められているのは身体介護・認知症への対応・医療的ケア・予防・ターミナルケアなど幅広く、一定の専門性が必要である。:

とのことです。私個人の見解ですが、このままでは介護職は他の職種の「お手伝い」「便利屋」になってしまうと考えています。

お手伝いや便利屋でもいいんですが、知識や技術ありきのいい意味でのお手伝いや便利屋になるべきだと思います。

もっと勉強してみんなで介護職の地位を上げようと叫びたいです。

少し熱くなってしまいましたが、こんな声を実現に近づける可能性を「タスクシフティング」は秘めていると思います。

次の章からはタスクシフティングをどのように導入していけばいいのかを書いていきたいと思います。

 

2.タスクシフティング導入の手順

 

ここでは、私なりに考えた介護施設に「タスクシフティングを導入する」手順を書いていきたいと思います。

タスクシフティングの手順

・リーダー(管理職)がしっかりと方向性を示す
・スタッフに現状の課題を知ってもらう
・業務を細かく分類し、シフトの可否を判断する
・職種ごとに担当者を決めて業務の改善効率化を進める
・シフトされる側に教育と業務の意味を伝える
・ICTを利用し効率化を最大限にする
・施設の周りの地域などの資源も利用することを考える

 

・リーダー(管理職)がしっかりと方向性を示す

→ここからスタートします。リーダーが何を目的に「タスクシフティングを導入する」のかをしっかりと示し、今後のプランを具体的に示す必要があります。

業務をシフトしていく中で問題になりそうなこともこの時点である程度想定しておくことが重要です。

・スタッフに現状の課題を知ってもらう

→リーダーが目的を示すに至った現状の課題を知ってもらいます。

ここでは、データや数字を見せることも重要です。できる限り具体的で身近に感じられるデータがいいです。

例えば、介護職が専門以外の入力(書き物・書類の作成)・雑用に追われている場合。

介護職(専門職)に向けて自身の職種の専門性を活かしたケアができているか?のアンケートをとることでスタッフの専門職としての満足度を調査する。

アンケートの結果からスタッフそれぞれの考えと職場全体での感じ方の両方示すこともできます。

・業務を細かく分類し、シフトの可否を判断する
職種ごとに担当者を決めて業務の改善効率化を進める

→できる限り業務を分類して、できる限りの効率化も図っていきます。

そこから、それぞれの業務をどういった人材にシフトできるかを判断していきます。

職種や業務ごとに責任者を決めて、分類・職種や責任者間での密なコミュニケーションが必要になります。

私のいた施設(デイサービス)の一例をあげてみます。

まずは「ケア業務」と「ケア以外の介護職の業務」と「それ以外」に分類しました。
一部を少し具体的にあげると

「ケア業務」
・入浴、トイレ、食事などの介護・介助行為
・アセスメントや記録、申し送り
・レクリエーションや体力測定など
・コミュニケーション(認知症の方)

「ケア以外の介護職の業務」
・コミュニケーション、体重測定(軽度者)
・日報の入力作業
・入浴準備やレク準備

「それ以外」
・お茶出し、手指消毒、掃除
・洗い物、ごみ集め、次の日の準備

「それ以外」の業務を、アクティブシニアや子育てママに空き時間に働いてもらい、介護職からシフトします。

ポイントは、「それ以外」の業務は何も知識や経験がなくてもできる業務にすること。

「それ以外」の業務を介護の世界を知ってもらう「入口」にすることで、介護の仕事に興味があったけど踏み出せない、なんか抵抗がある、といった人材を「介護職候補」にすることができます。

そして、「ケア以外の介護職の業務」を「介護職候補」の練習になるような業務にしておくことでスムーズな介護職採用にもつなげることができます。

さらに業務が減って手の空いた介護職は、看護師の業務の「医療的ケア」の部分の引継ぎや専門的なケアの質の向上を図ることができます。

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・シフトされる側に教育と業務の意味を伝える

→業務を引き継ぎ、シフトしたら終わり。ではありません。

もともと介護職が提供していた業務を、いわば介護の素人が提供することになります。

例えば、お茶出し一つにしても「接遇」や「声掛け」といった「当たり前」を介護職は自然とやってきたはずです。

黙ってお茶を出す。利用者様またいで隣の方にお茶出しをする。なんてことを介護職はしていなですよね。

こういった「当たり前」を言語化し、「教育」することで提供するサービスの質の低下を防ぐと同時に介護職自身のレベルアップも実現可能になります。

また、業務の意味を伝えることで介護職自身も業務の意味の再確認を行えます。

さらに、シフトした後も「できる」になるまで定期的なフォローがあればシフトされる側の不安の軽減も図れるでしょう。

 

・ICTを利用し効率化を最大限にする

→これを機に手書きで記録をしている業務をできる限りICTやAIなどコンピューターに切り替えましょう。

情報共有やカルテの一部自動入力なんかも、どんどん出てきています。

どういったシステムがいいか、使いやすいシステムはどれか、等の疑問が出てくると思いますのでまた記事で書きたいと思います。

これからどんどんペーパーレスの時代です。国保連の郵送も2020年度いっぱいで廃止にしてネット伝送になったり、提出書類なんかもどんどんネットで提出可能になってきています。

介護業界でもいつまでもアナログでいてはいけません。できる限り新しいシステムを取り入れていきましょう。

 

・施設の周りの地域などの資源も利用することを考える

→これは施設のある地域によりますが、アクティブシニアや無資格者、子育て世代、障碍者など地域の就労資源を活用します。

求人を出してもらえばわかると思いますが、思っているよりも働きたいと思っている元気な高齢者や介護に興味のある無資格者は地域に眠っています。

時間や勤務日数を配慮することで子供の小さな家庭のお母さんにも働く場が提供できたりもします。

地域の資源を調査しながら活用方法を考えましょう。

 

簡単に「タスクシフティング導入」の手順を説明するとこのような感じです。

実際に導入するとなると、いろいろなところに問題や反発が出てきます。

そうしたことが起きたときにリーダーシップを発揮できるかが管理者に問われる部分にもなってきます。

導入できればどんな風になるのか、次の章で私の経験談からお話をしたいと思います。

 

3.タスクシフティング導入のその後

私が感じたタスクシフティングの効果は大きく3つあります。

タスクシフティングの効果3つ

・介護職の自覚が芽生える
・業務に余裕が出て、人間関係が良くなる
・新たな人材の発掘

 

・介護職の自覚が芽生える

→期待した効果は、

① 専門職としてのプライドと仕事を奪われる危機感から介護職としてのレベルアップ、と

② 日々のケアが専門職として特別なことをしているという自覚を持つ(見直す)、ことでした。

しかし、実際に起こった変化は「教える」ことでの「共存」でした。教えることでレベルアップが図れたので結果的には良かったのですが、予想外でした。②については大きな変化という形では見られませんでした。

これらの結果から、良く言えば「介護職は多職種連携の潤滑油になりうる重要な存在である」悪く言えば「日々の仕事にプライドを持てないでいる、自身の専門性がはっきりしていない中途半端な職種である」と感じました。

この辺りは可能性があると感じると共に、他の施設や提供サービスの違いで効果が違うことなのでこれから色々と取材していきたいと思います。

 

・業務に余裕が出て、人間関係が良くなる

→元々人間関係に悩むような職場ではありませんでしたが、忙しい時間帯などにピリピリとした空気になっていました。

それが、忙しい時間帯には「声掛け」で周りをフォローするようになりました。

これまでは専門職ばかりで「暗黙の了解」のような空気が、フォローすべき存在のおかげで変化が起こったのです。

スタッフ自体の数が増えたこと、見守りの数が増えたことで利用者に与える安心感にもいい影響が出ていたと思います。

また、介護職の業務が減ったことで「機能訓練指導員」「看護師」「生活相談員」といった他の職種の仕事の領域に介護職が進んで関わろうとしてくれていることも大きな変化です。

・新たな人材の発掘

→他の記事でも書きましたが、「介護職候補」のスタッフを経験を積んでもらいながら育てることができる。

お互いのミスマッチも少なく、大きな可能性のある雇用形態だと感じます。

また、スタッフ側からもいきなり「介護」をするよりも就労のハードルが下がることで一歩を踏み出しやすかった、といった声も出ていました。

↓タスクシフティングを利用した求人のお話です。参考になれば

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これ以外にも「するべきことが絞られる」ことからたくさんいい変化はありました。

業務に集中することでケアの質は確実に上がったと感じます。

導入後の課題は、具体的な「専門的なケア」の方法の模索にあると思います。

これは、施設形態や提供サービスにより違いがありますが、「自立支援」「個別ケア」に向き合う時間と人手の創出はできます。

ここからは皆さんそれぞれの施設で利用者様のために創意工夫をしていっていただきたいと思います。

 

4.まとめ

いかがだったでしょうか?

タスクシフティングの導入についてのお話をさせていただきました。

皆さんの働いている職場にも応用ができそうでしょうか?

介護職のため、利用者様に提供するサービスの向上のため、施設運営のためにと様々な面でメリットの多い「タスクシフティング」をぜひ皆さんの施設でも導入を検討していただければと思います。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

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