本ページはプロモーションが含まれています

人事管理 収支管理

介護施設の業務改善の進め方【まず何から始めればよいか?業務改善について具体的に解説します!】

介護施設の業務改善の進め方【まず何から始めればよいか?業務改善について具体的に解説します!】

こんにちは、すきマッチです。

 

昨今、介護業界でも"生産性の向上"が求められるようになってきました。

 

そして"業務改善"や"生産性の向上"の話になると必ず出てくるのが、

 

  • 介護サービスの質の向上が必要
  • 経費(人件費等)の削減が必要
  • 業務の効率化が必要

 

などです。

 

ただ、「じゃあ、具体的に何から取り掛かったらよいの?」と思われたことはないでしょうか。

 

今回の記事では、業務改善でまずすべきことから順に具体的にお伝えしていきたいと思います。

 

業務を可視化する

業務改善を進める際には、現状の"業務の流れ"のなかに、不必要な業務が含まれていないかを確認すべきです。

 

1人でも充分に遂行できる業務に、もしかしたら複数人が配置されている可能性もあります。

 

または1つの業務を進めるにあたり「誰の承諾が必要か」が明確でないと、複数人の承諾が必要になってしまい、それだけ無駄な時間や労力が費やされることになります。

 

業務の中には、外部に発注しても問題のない業務もあるかもしれません。

 

職員の作業ではなく、ITによる自動化が適用できる分野がある可能性もあります。

 

業務改善提案書を作成する

上記のような着眼点から可視化した"業務の流れを"見てみましょう。

 

すると問題点や改善点が見えてきます。

 

それらを発見したなら、今度は「どのように改善していくか」を考える必要があります。

 

その際、業務改善に向けた"業務改善提案書"をしっかりと作成しましょう。

 

業務改善は、全職員で取り組む必要があります。

 

職員たちには「何を実施すべきか」をしっかりと理解できるように、この"業務改善提案書"を用意することが重要です。

 

"業務改善提案書"を実行し、PDCAを回す

次は、実行に移しましょう。

 

そして、PDCAサイクルを用いて、業務改善を繰り返すことが重要です。

pdca_cycle

この際、最も大事なのがCheckです。

 

  • 実行した業務改善がどの程度の成果につながったのか
  • 予想より大きな成果が得られたのはなぜか
  • 成果が出なかったのはなぜか

 

最も重要なのですが、「めんどくさい…」と感じ、このCheckを省略してしまう方も多いのです。

 

しかしCheckなくして業務改善を成功させることは不可能です。

 

必ず振り返るようにしましょう。

 

そして、一度の改善ですべての問題点が解消されることはほとんどありません。

 

継続して問題と向き合う姿勢が大切です。

 

業務改善の具体的改善策

業務改善を行おうとしても、「どこから始めるべきか」を見極めるのは簡単ではありません。

 

まずは具体的な改善策を見ていき、実施できる改善方法を検討してみましょう。

 

書式の統一

最初は面倒に感じるかもしれませんが、書類の書式を統一することで、書類作成やその後探す手間・労力を省くことができます。

 

フォント、文字のサイズ、行や段落の間隔は全て合わせます。

 

そしてレク計画、申送り書などはあらかじめテンプレートを用意し、職員に共有しておきましょう。

 

ペーパーレス化

「ミーティングの資料」「申送り書」「報告書」「シフト表」「見積書」「請求書」「決算資料」など、紙で用意する書類が多いと、それだけコストがかかってしまいます。

 

また書類だらけになると、「あれはどこにいった?」と探す手間も増えます。

 

整理整頓の手間も増えます。

 

できるかぎりペーパレス化を進め、重要書類はデータ保存するといった対策を行ってみてはいかがでしょうか。

 

また、これまで紙で管理していた書類をデータベース化することで、検索しやすくなるというメリットもあります。

 

業務改善ツールやシステムの導入

現在は、業務改善に役立つさまざまなシステムやツールが販売されています。

 

それらを導入することで業務改善に役立てるという方法もあります。

 

具体的には、「タスク管理システム」でタスク一覧が検索できるようになり、そこでタスクの管理・共有を行えたり、「経費精算システム」で各月の経理を簡単に参照・把握できるようになったりします。

 

また今の介護ソフトが、自施設に合ったものかどうかを再度見直してみるのも良いかもしれません。

 

今はいろいろなタイプの介護ソフトが出ており、日々進化しています。

 

AIを様々な場面に活用しておりますので、もしかしたら「こんなことも介護ソフトで可能なのか?!」というものも出てきます。

 

私の経験から例をあげると、1つに計画書の更新日管理です。

 

介護保険では計画書が多く、それぞれが必須で、その更新日の管理に悪戦苦闘していました。

 

ところがシステムを導入することで、それを勝手にコンピューターがしてくれるんです。

 

それを見た時の感動を未だに覚えています!

 

このようなシステムを導入することで、これまで煩雑になっていた業務が効率化できるだけではなく、さらに業務改善を行いやすい環境を整えられるというメリットもあります。

 

事務負担の軽減やコスト削減に役立つツールを活用してみましょう。”

 

業務改善を成功させるには

何といっても、定期的に効果測定をすることが重要です。

 

業務改善の効果は、すぐに表れるとは限りません。

 

長期間にわたって改善を続ける必要がある場合、定期的に効果を測定することが重要です。

 

また、定期的に効果測定を行うことで、従業員にも業務改善の成功を実感してもらえるようになり、さらなる改善や問題点の解決を促せるようになります。

 

全社的な取り組みを促すためにも、情報共有を行って「見える化」していくことも大切です。

 

施設内における情報収集を意識的に行い、従業員からも情報提供を募るなどの工夫を重ねることが重要です。

 

おわりに

いかがだったでしょうか。

 

コロナ禍において売上が下がり、職員も出勤ができないなどの状態が日々続いています。

 

その上、今年度は介護保険法が改正され、日々忙しく業務をされているかと思います。

 

ですが、一度立ち止まって今回お伝えしたような業務改善を行ってみてはいかがでしょうか。

 

もしかしたら、業務改善により職員の負担も軽減され、サービスの質も上がり、色々な場面で相乗効果が得られるかもしれません。

 

では最後に宣伝させてください。

 

当ブログサイトは主に、介護施設で必要な"必須研修"について発信しています。

 

下記の表をご覧ください。

 

介護倫理法令研修

介護サービス情報公開総合サイトより一部引用

それぞれの研修についてブログを作成しています(※作成中の記事あり)

 

もしご興味があればこちらから覗いてみてください。

こちらもCHECK

毎年できていますか?介護施設の法定研修一覧【これで処遇改善加算の算定はOK】
毎年できていますか?介護施設の必須研修資料一覧【研修テンプレあり】

こんにちは、すきマッチです。   あなたの施設は年間研修予定は立てていますか?   法定研修はご利用者のため、スタッフのため、会社のために絶対必要なモノです。   どうせ ...

続きを見る

 

その中でも一番読まれている研修記事を載せておきます。

 

わかりやすい!倫理及び法令遵守に関する研修/プライバシー保護の取り組みに関する研修【法定研修はこれでOK】

こちらもCHECK

わかりやすい!倫理及び法令遵守に関する研修/プライバシー保護の取り組みに関する研修【法定研修はこれでOK】
わかりやすい!倫理及び法令遵守に関する研修/プライバシー保護の取り組みに関する研修【介護の法定研修は必須】

  こんにちは、すきマッチです。   通所介護を運営する上で必要な「法定研修」があります。 これらの研修は必須です。     介護サービス情報公開総合サイトより ...

続きを見る

 

抜け出せない現状にストップ!【筆者推奨:転職サイトの紹介】

手を振っている介護職

下記のブログ記事で筆者の推奨する転職サイトを5つ紹介しました!

 

実績・認知度・会社規模や求人数など、どれをとっても申し分のない転職サイトです。

 

転職サイト選びは「自分の転職の目的や、希望する条件と合致しているか」という点が問題です。

  • もっと給料を上げたい
  • 人間関係の良い職場で働きたい
  • 子育て中でも働きやすい職場を見つけたい
  • キャリアアップができる会社で働きたい
  • 資格の補助が出るようなところを探したい

こんな方には是非読んでほしい記事です!

CHECK

【最新2024年版】 介護転職サイト厳選TOP5
【最新2024年版】介護転職サイト厳選TOP5/今より待遇の良く、未来のある職場に転職

  こんにちは、すきマッチです。   転職サイトは、自分の転職目的や希望する雇用形態応じて使い分けると、よりよい求人に出会える可能性がUPするってご存じでしたか?   今 ...

続きを見る

 

「転職サイトを見比べるのはめんどくさい…」という方は、下記の転職サイト(かいご畑)1択です!

 

筆者の藤原は、転職して3年で前の職場より200万円近く年収が上がりました。

 

本気で転職を考えている方は今すぐクリックを!

↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓

-人事管理, 収支管理
-, , , ,

© 2024 すきマッチブログ Powered by AFFINGER5